Urządzenie może przez lata stać w tym samym pomieszczeniu, podczas gdy jego dokumentacja rozprasza się między papierową teczką, korespondencją e-mail i pamięcią kilku osób. Gdy pojawi się pytanie dotyczące jego działania, ustalenie, co sprawdzono ostatnio, może okazać się zaskakująco trudne. Zwięzły dziennik łączy tę historię z konkretnym, możliwym do zidentyfikowania egzemplarzem, a nie tylko z nazwą modelu.
To poradnik organizacyjny dla osób odpowiedzialnych za sprzęt. Nie zastępuje instrukcji producenta, procedur serwisowych ani oceny specjalisty i nie jest instrukcją samodzielnej naprawy wyrobów medycznych.
Zidentyfikuj egzemplarz, zanim zaprojektujesz tabelę napraw
Dwa pozornie identyczne urządzenia mogą mieć różne numery seryjne, akcesoria i historię użytkowania. Proponujemy, by wpis początkowy obejmował producenta, dokładny model, numer seryjny, wewnętrzny numer ewidencyjny i miejsce instalacji. Dodaj informację, gdzie znajduje się aktualna instrukcja i kto odpowiada za organizację serwisu.
To propozycja redakcyjna do dostosowania, a nie powszechnie obowiązujący formularz. Jeśli tabliczka znamionowa jest nieczytelna, pozostaw odpowiednie pole jako niepotwierdzone do czasu weryfikacji. Zdjęcie katalogowe podobnego urządzenia nie pozwala ustalić numeru seryjnego ani dokładnej konfiguracji. Zachowaj różnice w oznaczeniach modeli, zamiast zastępować je wygodnym skrótem.
Opisz zdarzenie dla osoby, której przy nim nie było
Wpis „znowu nie działa” niewiele mówi kolejnemu czytelnikowi. Zapisz datę, obserwację użytkownika, okoliczności i podjęte następnie działanie. Oddziel obserwację od diagnozy: nietypowy hałas nie jest tym samym co potwierdzona usterka silnika. Ta druga wymaga oceny osoby o odpowiednich kwalifikacjach.
Przydatny wpis może mieć taką kolejność: obserwacja; powiadomiona osoba; numer zgłoszenia serwisowego; wynik sprawdzenia; odnośnik do raportu serwisowego; aktualny status. W opisie komputerowych systemów zarządzania utrzymaniem technicznym WHO wymienia historię serwisową wśród typowych gromadzonych informacji. Źródło 1.
Przypisz raport do konkretnego zdarzenia, zamiast zapisywać wszystko jako „ostatni raport”. Gdy nadejdzie poprawiona wersja dokumentu, zachowaj jednoznaczne powiązanie z poprzednią. Dzięki temu późniejszy czytelnik odróżni wstępną odpowiedź od końcowego wniosku serwisu bez odtwarzania całej korespondencji.
Nie nazywaj każdego działania „konserwacją”
Przegląd programu utrzymania sprzętu opracowany przez WHO rozróżnia inspekcje, konserwację zapobiegawczą i naprawy. Źródło 2. W dzienniku nazywaj rzeczywiście wykonaną pracę, zamiast opatrywać jednym ogólnym określeniem każdą czynność przy urządzeniu.
Przetarcie obudowy nie powinno stawać się wpisem o badaniu bezpieczeństwa elektrycznego. Wymiany akcesorium nie należy automatycznie opisywać jako wzorcowania. Zachowaj terminologię z dokumentu serwisowego i dodaj do niego odnośnik. Częstotliwość prac i wymagania wobec personelu ustalaj na podstawie właściwej dokumentacji; ten artykuł nie wyznacza jednego harmonogramu dla wszystkich modeli.
Niech status pomaga działać, a nie tylko wygląda
Proponowane przez nas oznaczenie administracyjne „oczekuje na serwis” jest użyteczne tylko wtedy, gdy ktoś odpowiada za kolejny krok. Ponowne dopuszczenie urządzenia do użytkowania powinno zależeć od wymaganych dla niego kontroli i decyzji osoby odpowiedzialnej, a nie wyłącznie od zakończenia korespondencji.
Zapisuj również przeniesienia między pomieszczeniami. Nawet kompletna historia jest mniej przydatna, gdy urządzenia nie można znaleźć w odnotowanym miejscu. W przypadku dziennika cyfrowego ustal, kto może go edytować, gdzie znajduje się kopia zapasowa i jak będą zachowywane wcześniejsze wpisy.
Zacznij od małego, wiarygodnego rejestru
Wybierz jeden egzemplarz i zgromadź jego potwierdzone dane identyfikacyjne, aktualną instrukcję, kontakt do osoby odpowiedzialnej, historię zdarzeń, raporty serwisowe i następne uzgodnione działanie. Nie umieszczaj nazwisk pacjentów ani zbędnych informacji medycznych w ogólnym dzienniku sprzętu. Publiczny katalog i wewnętrzny rejestr serwisowy służą różnym celom.
Prosty, rzetelnie prowadzony dziennik jest bardziej użyteczny niż rozbudowany arkusz z wpisami o niejasnym pochodzeniu. Wybierając sprzęt, pytaj nie tylko o parametry, lecz także o dostęp do instrukcji i dokumentów potrzebnych w Twoim procesie serwisowym.
Źródła i ograniczenia
Redakcyjne propozycje prowadzenia rejestru oraz dwa poradniki techniczne WHO. Częstotliwość serwisowania wynika z właściwej dokumentacji urządzenia.
