機器が何年も同じ部屋に置かれていても、その記録は紙のファイル、メールのやり取り、複数の担当者の記憶に分散してしまうことがあります。動作について疑問が生じたとき、前回何を確認したのかを調べるだけでも、思いのほか手間がかかります。簡潔な台帳があれば、その履歴を単なるモデル名ではなく、識別可能な一台の機器に結び付けられます。
この記事は、機器の管理担当者向けに記録の整理方法を紹介するものです。メーカーの取扱説明書、保守手順、専門家の評価に代わるものではなく、医療機器を自分で修理するための手引きでもありません。
修理履歴の表を作る前に、機器の個体を特定する
見た目が同じ二台でも、製造番号、付属品、使用履歴が異なることがあります。最初の基本情報として、メーカー、正確なモデル名、製造番号、施設内の資産管理番号、設置場所を記録することを提案します。現行の取扱説明書の保管場所と、保守の手配を担当する人も加えてください。
これは状況に応じて調整するための編集上の提案であり、すべての施設に義務付けられた様式ではありません。銘板が読めない場合は、確認できるまで該当欄を未確認のままにします。類似機器のカタログ写真から製造番号や正確な構成を特定することはできません。モデルの識別表記は、都合のよい略称に置き換えず、違いが分かる形で残してください。
その場にいなかった人にも分かるように記録する
「また動かない」だけでは、後から読む人にほとんど伝わりません。日付、使用者が観察したこと、状況、その後に行った対応を記録します。観察と診断は分けてください。異音がすることと、モーターの故障が確認されたことは同じではありません。後者には、適切な資格や専門性を持つ人による評価が必要です。
記録は、観察内容、連絡した相手、保守依頼の参照番号、点検結果、保守報告書へのリンク、現在の状態という順序にすると役立ちます。WHOのコンピューターによる保守管理システムの解説でも、一般的な管理情報として保守履歴が挙げられています。資料1。
すべてを「最新の報告書」として保存するのではなく、報告書を対応する出来事に結び付けます。改訂版を受け取った場合は、旧版との関係を明確に残してください。これにより、メール全体を読み直さなくても、初期対応と最終的な保守上の結論を区別できます。
すべての作業を「保守」の一言でまとめない
WHOの保守プログラムの概要では、点検、予防保全、事後保全を区別しています。資料2。台帳では、機器に関わるあらゆる作業を同じ一般的な名称で記すのではなく、実際に行った作業を明示してください。
外装を拭いたことを、電気安全試験の実施記録にしてはいけません。付属品を交換しただけで、自動的に校正と記載することも避けます。保守書類で使われている用語を維持し、その書類へのリンクを付けてください。実施間隔や担当者の要件は、該当する資料で確認します。この記事では、すべてのモデルに共通する予定を定めていません。
状態表示を飾りではなく、次の行動につなげる
管理上の表示として提案する「保守待ち」は、次の対応を担う人が決まっていて初めて役立ちます。機器を使用に戻すかどうかは、メールのやり取りが終わったかではなく、その機器に必要な確認と責任者の判断に基づくべきです。
部屋間の移動も記録してください。履歴が整っていても、記録された場所で機器を見つけられなければ役立ちにくくなります。電子台帳では、編集できる人、バックアップの保管先、過去の記録を保持する方法を決めておきます。
小さくても確かな記録から始める
一台を選び、確認済みの識別情報、現行の取扱説明書、担当連絡先、出来事の履歴、保守報告書、次に合意した対応をまとめます。一般的な機器管理台帳に、患者名や不要な医療情報を含めないでください。公開カタログと施設内の保守記録は、目的が異なります。
出所が不明な情報を詰め込んだ複雑な表よりも、正確に更新される簡素な台帳のほうが役立ちます。機器を選ぶ際は、仕様だけでなく、自施設の保守に必要な取扱説明書や書類を入手できるかも確認してください。
出典と制約事項
編集部による記録管理の提案と、WHOの技術ガイド2点に基づきます。保守間隔は、該当する機器の資料で確認してください。
